Meus clientes são empresas de médio e pequeno porte e quase 100% deles atuam no setor de serviços, mais especificamente no ramo de propaganda.
Volta e meia, deparo-me com os relatórios financeiros preparados por essas empresas de forma sofisticada, inclusive utilizando-se do conceito Ebitda.
Nada contra os relatórios sofisticados. O problema é que a maioria dos relatórios elaborados por essas empresas apresenta erros conceituais, não só em relação ao Ebitda.
É muito importante que antes de iniciar qualquer relatório gerencial se tenha a garantia de que os dados foram extraídos de fonte segura.
Fonte segura para mim é a contabilidade, cujo balanço deve ser conciliado por auditores ou pessoas com experiência na área, além de preparado dentro dos conceitos universalmente aceitos.
Portanto, sem contabilidade fica impossível preparar qualquer relatório confiável para a análise financeira.
Para algumas atividades, a legislação permite que se faça a contabilidade por regime de caixa ou por regime de competência.
Diante disso, a empresa precisa definir no início do ano qual conceito usar. Se opta pelo regime de caixa e no ano anterior optou pelo regime de competência, o contador tem de fazer vários ajustes para que os números do ano em curso fiquem em sintonia com a realidade do caixa e dos ativos e passivos.
Minha sugestão é que escolhido um regime, este deve ser mantido por um bom número de anos já que serão necessários ajustes a cada mudança. Isso gera uma confusão danada.
Pessoalmente, prefiro o regime de competência, pois espelha com mais clareza o ano completo e é de fácil compreensão para terceiros. Nesse caso, terminado o ano é só definir o tipo de relatórios que se quer preparar ou apresentar aos sócios e diretores, e extrair os dados do balanço. Está tudo lá. Receitas, custos com pessoal, custos administrativos, custos financeiros, custos tributários, depreciação etc. E claro, o lucro final.
Para visualizar a capacidade financeira se utiliza outra ferramenta: o fluxo de caixa.
Ao preparar relatórios gerenciais deve-se tomar muito cuidado para não misturar conceitos de regime de caixa e competência. Ou é um ou é o outro. Nunca os dois. Por isso, o balanço é tão fundamental.
Para quem prefere o regime de caixa, a contabilidade também deve ser elaborada dentro desse conceito.
Portanto,
Regime de competência:
Os valores dos relatórios serão os mesmos do balanço, independente dos ativos terem sido recebidos, caso das receitas, adiantamentos, entre outros; ou pagos, caso dos passivos, como fornecedores, salários, aluguel etc.
Lembrando que desembolso com ativo imobilizado não deve ser considerado como despesa, apenas a depreciação deve ser levada em conta. Caso a empresa queira considerar o imobilizado como despesa não há problema, basta lançar o total pago no ano com aquisições e desconsiderar a depreciação.
Regime de caixa:
Os valores do relatório também serão os mesmos do balanço. Como se trata de regime de caixa, não haverá ativos a receber nem compromissos a pagar, serão utilizados somente os recebimentos e os pagamentos efetuados dentro do exercício espelhados pelo relatório.
No caso do imobilizado, abandona-se a depreciação e utiliza-se o total pago no ano com a compra desses ativos.
Em ambos os regimes, dívidas bancárias, amortizações de empréstimos etc. não são despesas. E a entrada de empréstimos não é receita. Esses valores devem ser tratados no fluxo de caixa. No balanço e nos relatórios devem entrar como despesas apenas os custos financeiros desses empréstimos.
Definidos os conceitos e que recomendo sejam os universalmente aceitos, pode-se pensar na sofisticação dos relatórios.
Seja qual for o layout desses relatórios, os números ali apresentados têm de ser idênticos aos que constam no balanço ou balancete.
Alguns modismos são totalmente desnecessários e só causam confusão.
Um deles é o tal Ebitda . Totalmente inútil para as empresas de serviço, principalmente as de pequeno e médio porte.
EBITDA é a sigla de Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization , que significa Lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização, em português.
Esse conceito é de fundamental importância para as empresas com alto investimento de capital e que requerem longos períodos para começarem a obter lucros e proporcionarem o retorno do capital investido.
Serve também como benchmark para empresas do mesmo segmento, desde que sejam empresas obrigadas a publicar balanços.
Por exemplo, uma fábrica de ar condicionado. Ela inicia suas atividades construindo a fábrica, comprando equipamentos, formando equipes etc. Quando começa a vender de fato, o balanço já apresenta números altíssimos de prejuízo, depreciação, custos financeiros etc.
Aí entra o Ebtida , que mostra nitidamente como está o negócio naquele momento, ou seja, dá para avaliar se, excluídos os impostos, juros, depreciação e amortização, principalmente de ágio, o negócio está indo bem. O Ebitda deixa claro (ou apresenta indicadores) se a operação está sendo lucrativa, mesmo com os investimentos anteriores. Ou, no mínimo, mostra a evolução da capacidade de geração de caixa.
Empresas de serviços de pequeno porte precisam disso?
Na minha opinião, não.
É muito mais lógico ir direto para o lucro final. Certamente, os valores que seriam incluídos ao lucro para chegar ao Ebtida seriam praticamente semelhantes em todos os anos seguintes. Uma diferença ou outra nos custos financeiros e nada mais. Mesmo que mudassem muito, vai valer para quê? Se não há possibilidade de comparação com outras empresas concorrentes, já que nesse perfil de negócio a maioria das empresas é de pequeno porte e boa parte delas está no regime Simples ou de Lucro Presumido.
Para as empresas que gostam ou fazem questão de utilizar esse conceito, apresento aqui algumas recomendações que servem também de norte para um bom relatório gerencial:
Definir claramente o regime contábil, ajustando os números do balanço do ano anterior.
Não misturar conceitos de regime de caixa e regime de competência.
Amortização de empréstimo não é custo, portanto, não deve ser considerado.
Os relatórios financeiros devem espelhar os números do balanço de forma a não confundir o resultado do Ebitda com lucro.
Deixar claro para os sócios, diretores e funcionários que o Ebitda é um mero medidor de performance e que, para a empresa, o que vale é o resultado final.
Como chegar ao Ebitda :
Lucro líquido + resultado financeiro (receita financeira - custos financeiros) + depreciação ou aquisição de imobilizado + amortização de ágio + impostos = Ebitda.
É muito perigosa, nas pequenas empresas, a divulgação de relatórios utilizando Ebitda .
O Ebitda pode estar ótimo e, mesmo assim, a empresa estar operando no prejuízo ou com dificuldade de arcar com os seus compromissos.
Como fica essa situação perante as equipes? Quantas pessoas, nesse porte de empresa, conseguem entender esse conceito? Na maioria das empresas, nem os sócios.
Portanto, melhor ir direto ao ponto ou ao bottom line . Dourar a pílula para quê? Empresa tem de dar lucro. Se não deu lucro ou deu lucro abaixo do esperado precisa descobrir o porquê e agir, imediatamente, para reverter a situação.
*Antônio Lino Pinto é Administrador com especialização em FinançasSócio da Viramundo Consultoria em Gestão
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